一、制作出口單據(jù)
1、匯票：國際貿(mào)易中，主要使用的是跟單匯票，作為出口方要求付款的憑證。制作匯票時(shí)應(yīng)注意下列問題。
出票條款：信用證名下的匯票，應(yīng)填寫出票條款。包括：開證行名稱，信用證號(hào)碼和開證日期。
匯票金額：托收項(xiàng)下匯票金額應(yīng)與發(fā)票一致。若采用部分托收、部分信用證方式結(jié)算，則兩張匯票金額各按規(guī)定填寫，兩者之和等于發(fā)票金額。信用證項(xiàng)下的匯票，若信用證沒有規(guī)定，則應(yīng)與發(fā)票金額一致。若信用證規(guī)定匯票金額為發(fā)票的百分之幾，則按規(guī)定填寫。這一做法，通常用于以含傭價(jià)向中間商報(bào)價(jià)，發(fā)票按含傭價(jià)制作，開證行在付款時(shí)代扣傭金的情況。
付款人名稱：托收方式的匯票，付款人為買方。信用證方式下，以信用證開證行或其指定的付款行為付款人。若信用證未加說明，則以開證行為付款人。
收款人名稱：匯票的收款人應(yīng)是銀行。信用證方式下，收款人通常為議付行；托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬頭。托收中也可將出口方寫成收款人（已收匯票），然后由收款人作委托收款背書給托收行。
2、商業(yè)發(fā)票（CommercialInvoice）：是出口商開立的發(fā)貨價(jià)目清單，是裝運(yùn)貨物的總說明。發(fā)票全面反映了合同內(nèi)容。
發(fā)票的主要作用是供進(jìn)口商憑以收貨、支付貨款和進(jìn)出口商記賬、報(bào)關(guān)納稅的憑據(jù)。在不用匯票的情況下（如付款信用證、即期付款交單），發(fā)票代替匯票作為付款的依據(jù)。
發(fā)票沒有統(tǒng)一的格式，其內(nèi)容應(yīng)符合合同規(guī)定，在以信用證方式結(jié)算時(shí)，還應(yīng)與信用證的規(guī)定嚴(yán)格相符。發(fā)票是全套貨運(yùn)單據(jù)的中心，其他單據(jù)均參照發(fā)票內(nèi)容繕制，因而制作不僅要求正確無誤，還應(yīng)排列規(guī)范，整潔美觀。
制作內(nèi)容及注意事項(xiàng)如下：
出口商名稱：發(fā)票頂端必須有出口商名稱、地址、電傳、傳真和電話號(hào)碼，其中出口商名稱和地址應(yīng)與信用證一致。
發(fā)票名稱：在出口商名稱下，應(yīng)注明"發(fā)票"（CormercialInvoice或Invoice)字樣。
發(fā)票抬頭人：通常為國外進(jìn)口商。在信用證方式時(shí)，除非另有規(guī)定，應(yīng)為開證申請(qǐng)人。
發(fā)票號(hào)碼，合同號(hào)碼，信用證號(hào)碼及開票日期。發(fā)票號(hào)碼由出口商自行按順序編制。合同號(hào)碼和信用證號(hào)碼應(yīng)與信用證所列的一致，如信用證無此要求，亦應(yīng)列明。開票日期不應(yīng)與運(yùn)單日期相距太遠(yuǎn)，但必須在信用證交單期和有效期之內(nèi)。
裝運(yùn)地和目的地：應(yīng)與信用證所列一致，目的地應(yīng)明確具體，若有重名，應(yīng)寫明國別。
運(yùn)輸標(biāo)志（嗟頭）：凡來證有指定嗟頭的，按來證制作。如無規(guī)定，由托運(yùn)人自行制定。以集裝箱方式裝運(yùn)，可以集裝箱號(hào)和封印號(hào)碼取代。運(yùn)輸單據(jù)和保險(xiǎn)單上的嗟頭，應(yīng)與發(fā)票一致。
貨物名稱、規(guī)格、包裝、數(shù)量和件數(shù)。關(guān)于貨物的描述應(yīng)符合合同要求，還必須和信用證所用文字完全一致。如用列明重量，應(yīng)列明總的毛重和凈重。
單價(jià)和總值：單價(jià)和總值必須準(zhǔn)確計(jì)算，與數(shù)量之間不可有矛盾，應(yīng)列明價(jià)格條件（貿(mào)易術(shù)語），總值不可超過信用證金額的超值發(fā)票，銀行可以接受，也有權(quán)拒收。
附加證明：大致有以下幾種：加注費(fèi)用清單：運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)和FOB價(jià)；注明特定號(hào)碼，如進(jìn)口許可證號(hào)、布魯塞爾稅則號(hào)；注明原料來源地的證明文句。
出單人名稱：發(fā)票由出口商出具，在信用證方式下，必須是受益人。“UCP500”規(guī)定，商業(yè)發(fā)票可以只標(biāo)明出單人名稱而不加簽署。如需簽字，來證中應(yīng)明確規(guī)定，如SignedCommercialInvoice。
3、運(yùn)輸單據(jù)：運(yùn)輸單據(jù)因不同貿(mào)易方式而異。有海運(yùn)提單、海運(yùn)單、航空運(yùn)單、鐵路運(yùn)單、貨物承運(yùn)收據(jù)及多式聯(lián)運(yùn)單據(jù)等。
我國外貿(mào)運(yùn)輸方式以海運(yùn)為主，這里著重介紹海運(yùn)提單BillofLading的繕制及注意事項(xiàng)。
托運(yùn)人（Shipper）：一般即為出口商，也即信用證的受益人，如果開證申請(qǐng)人為了貿(mào)易上的需要，在信用證內(nèi)規(guī)定作成第三者提單也可照辦，例如請(qǐng)貨運(yùn)代理做托運(yùn)人。
收貨人（consignee）：該欄又稱提單抬頭。應(yīng)嚴(yán)格按信用證規(guī)定制作。如以托收方式結(jié)算。則一般做成指示式抬頭。即寫成"Toorder"或"TotheorderofxxX"字樣。不可做成以買方為抬頭的記名提單或以買方為指示人的提單以免過早轉(zhuǎn)移物權(quán)。
通知人（NotifyParty）：這是貨物到達(dá)目的港時(shí)船方發(fā)送到貨通知的對(duì)象，通常為進(jìn)口方或其代理人。但無論如何，應(yīng)按信用證規(guī)定填寫。如果信用證沒有規(guī)定，則正本提單以不填為宜，但副本提單中仍應(yīng)將進(jìn)口方名稱地址填明，以便承運(yùn)人通知。
提單號(hào)碼（B/LNo.）：提單上必須注明編號(hào)，以便核查，該號(hào)碼與裝貨單（又稱大副收據(jù)）或（集裝箱）場站收據(jù)的號(hào)碼是一致的。沒有編號(hào)的提單無效。
船名及航次（NameofVessel；VoyNo）：填列所裝船舶及航次。如中途轉(zhuǎn)船，只填寫第一程船名航次。
裝運(yùn)港（PortofLoading）和卸貨港（PortofDischarge）：應(yīng)填寫具體港口名稱。卸貨港如不同國家有重名，則應(yīng)加注國名。卸貨港如采取選擇港方式，應(yīng)全部列明。如倫敦/鹿特丹/漢堡選卸，則在卸貨港欄中填上"optionLondon/Rotterdam/Hamburg",收貨人必須在船舶到達(dá)第一卸貨港前在船公司規(guī)定時(shí)間內(nèi)通知船方卸貨港，否則船方可在其中任意一港卸貨。選擇港最多不得超過三個(gè)，且應(yīng)在同一航線上，運(yùn)費(fèi)按最高者計(jì)收，如中途轉(zhuǎn)船，卸貨港即填寫轉(zhuǎn)船港名稱，而目的港應(yīng)填入"最終目的地"（FinalDestination）欄內(nèi)。也可在卸貨港內(nèi)填上目的港，同時(shí)注明在XX港轉(zhuǎn)船"（W/TatXX）。
嗟頭與發(fā)票所列一致。
包裝件數(shù)和種類（NumberandKindofPackages）與貨物描述（DescriptionofGoods）：按實(shí)際情況列明。一張?zhí)釂斡袔追N不同包裝應(yīng)分別列明，托盤和集裝箱也可作為包裝填列。裸裝有捆、件，散裝貨應(yīng)注明"Inbulk"。貨物名稱允許使用貨物統(tǒng)稱。但不得與信用證中貨物的描述有抵觸。危險(xiǎn)品應(yīng)寫清化學(xué)名稱，注明國際海上危險(xiǎn)品運(yùn)輸規(guī)則號(hào)碼（IMCOCODEPAGE），聯(lián)合國危規(guī)號(hào)碼（UNCODENO），危險(xiǎn)品等級(jí)（CLASSNO）。冷藏貨物注明所要求的溫度。
毛重和尺碼（GrossWeight＆Measurement）：除信用證另有規(guī)定外，重量以千克或公噸為單位，體積以立方米為計(jì)算單位。
運(yùn)費(fèi)和費(fèi)用（Freight＆Charges）：本欄只填運(yùn)費(fèi)支付情況，CFR和CIF條件成交，應(yīng)填寫運(yùn)費(fèi)預(yù)付（FreightPrePaid），F(xiàn)OB條件成交，一般填寫運(yùn)費(fèi)到付（FreightCollect），除非買方委托發(fā)貨人代付運(yùn)費(fèi)。程租船一般只寫明“ASARRANGED”（按照約定）。如信用證另有規(guī)定，按信用證規(guī)定填寫。
正本提單份數(shù)（NumberoforiginalBs/L）：按信用證規(guī)定簽發(fā)，并分別用大小寫數(shù)字填寫，如“（2）TW”信用證中僅規(guī)定"全套"（FUllset），習(xí)慣做兩份正本，但一份正本亦可視為全套。
提單日期和簽發(fā)地點(diǎn)：除備運(yùn)提單外，提單日期均為裝貨完畢日期，不能遲于信用證規(guī)定的裝運(yùn)期。提單簽發(fā)地點(diǎn)按裝運(yùn)地填列。如果船期晚于規(guī)定裝運(yùn)期，要求船方同意以擔(dān)保函換取較早日期提單，這就是“倒簽提單”（AntidatedB/L）；貨未裝上船就要求船方出具已裝船提單，這就是"預(yù)借提單"（AdvancedB/L），這種做法系國際航運(yùn)界陋習(xí)，一旦暴露，可能造成對(duì)方索賠以至拒收而導(dǎo)致巨大損失。
簽署：按“UCP500”規(guī)定，海運(yùn)提單表面應(yīng)注明承運(yùn)人名稱，并由承運(yùn)人或其代理人、船長或其代理人簽署。簽署人亦須表明其身份。若為代理人簽署，尚須表明被代理一方的名稱和身份。
其他：信用證要求在提單上加注的內(nèi)容。如信用證規(guī)定"每份單據(jù)上均應(yīng)顯示信用證號(hào)碼"、"提單需提供貿(mào)促會(huì)證明"等。必須按信用證規(guī)定處理。
4、保險(xiǎn)單（InsurancePolicy/Certification）：是保險(xiǎn)人與被保險(xiǎn)人之間訂立的保險(xiǎn)合同的憑證。是被保險(xiǎn)人索賠、保險(xiǎn)人理賠的依據(jù)，在CIF或CIP合同中，出口商在向銀行或進(jìn)口商收
款時(shí)，提交符合銷售合同及/或信用證規(guī)定的保險(xiǎn)單據(jù)是出口商必不可少的義務(wù)。
保險(xiǎn)單主要內(nèi)容如下：
保險(xiǎn)人及保險(xiǎn)公司。
保險(xiǎn)單編號(hào)。
被保險(xiǎn)人：即投保人在CIF或CIP條件下，出口貨物由出口商申請(qǐng)投保，在信用證沒有特別規(guī)定的前提下，信用證受益人為被保險(xiǎn)人。并加空白背書，以轉(zhuǎn)讓保險(xiǎn)權(quán)益。
標(biāo)記：指運(yùn)輸標(biāo)志應(yīng)和提單、發(fā)票及其他單據(jù)上的標(biāo)記一致。通常在標(biāo)記欄內(nèi)注明“按XX號(hào)發(fā)票”（asperInvoiceNo.XXX）。
包裝及數(shù)量應(yīng)與發(fā)票內(nèi)容相一致。
保險(xiǎn)貨物名稱：可參照商業(yè)發(fā)票中描述的商品名稱填制。也可填貨物的統(tǒng)稱。信用證有時(shí)要求所有單據(jù)都要顯示出信用證號(hào)碼，則可在本欄空白處表示。
保險(xiǎn)金額：按信用證規(guī)定金額投保，若信用證未規(guī)定，則按CIF或CIP價(jià)格的110%投保。
保費(fèi)及資率：保費(fèi)及資率一般沒有必要在保險(xiǎn)單上表示。該欄僅填“ASARRANGED”。但來證如果要求標(biāo)明保費(fèi)及費(fèi)率時(shí)，則應(yīng)打上具體數(shù)字及費(fèi)率。
裝載運(yùn)輸工具：海運(yùn)貨物應(yīng)填寫船名和航次。如果需在中途轉(zhuǎn)船，如投保時(shí)已確定二程船名，則把二程船名也填上。如二程船名未能預(yù)知，則在第一程船名后加注“and/orsteamers”。
開航日期、起運(yùn)地和目的地：開航日期（見提單），地點(diǎn)參照提單填寫。
承保險(xiǎn)別：本欄是保險(xiǎn)單的核心內(nèi)容。它主要規(guī)定了保險(xiǎn)公司對(duì)該批貨物承保的責(zé)任范圍，也是被保險(xiǎn)人在貨物遭到損失后，確定是否屬保險(xiǎn)公司責(zé)任的根據(jù)。本欄應(yīng)按投保資料繕制，并要嚴(yán)格符合信用證條款的要求。
賠付地點(diǎn)和賠付代理人：一般為保險(xiǎn)公司在目的地或就近地區(qū)的代理人。
保險(xiǎn)單簽發(fā)日期和地點(diǎn)：保險(xiǎn)單的出單日期不遲于提單或其他貨運(yùn)單據(jù)簽發(fā)日期，以表示貨物在裝運(yùn)前已辦理保險(xiǎn)。
保險(xiǎn)公司簽章。