跟單員對(duì)出口貨物的跟單工作主要有：
(1)接單
(2)跟進(jìn)生產(chǎn)
(3)催審單證
(4)出貨跟蹤
(5)制單結(jié)匯
一．接單的形式：在出口貿(mào)易中，最常見的是：
（1）合同：合同有銷貨合同和購貨合同。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
（2）確認(rèn)書：它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書和購貨確認(rèn)書。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。
而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。
還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。
要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。
1．接單的程序：詢盤，發(fā)盤，還盤，接受等環(huán)節(jié)。
（1）詢盤：又叫詢價(jià)。
（2）發(fā)盤：又叫報(bào)價(jià)。是賣方向買方提出各項(xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。
（3）還盤：又叫還價(jià)。
（4）拒絕還盤
（5）接受買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。
2．審單：即審核合同
2.1．審單內(nèi)容：
產(chǎn)品名稱、規(guī)格
質(zhì)量
數(shù)量
單價(jià)、總額
價(jià)格條款
付款方式
包裝要求
交貨期
交貨方式
2.2．審單方法：
（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：審查時(shí)產(chǎn)品代碼/型號(hào)是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號(hào)同時(shí)也代表了規(guī)格。
（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。
（3）數(shù)量：應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。國際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2.5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。
（4）單價(jià)，總額的審查：
1、客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒有加錯(cuò)？
2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）
（5）價(jià)格條款的審查：出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語，常用的有：
FOB船上交貨價(jià)（指定裝運(yùn)港的價(jià)格條件）
CIF成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指定目的港）價(jià)格。
FCA（用于空運(yùn)）byair
（6）付款方式審查：
1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。
2.支付的貨幣能否接受？
（7）包裝要求的審查：
1．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？
2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？
3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書，嘜頭）
（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。
（9）交貨方式的審查：運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。
注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。
關(guān)于樣品：要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1．寄目錄，樣本：
2．準(zhǔn)備樣品。
（1）工廠現(xiàn)有的款式
要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。
作為跟單員，我們要做到：
A：有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行宣傳。
B：新品的成本，價(jià)格要進(jìn)行核算。
C：新品的制作要留有實(shí)樣。
D：客戶的來樣要保存好原樣。
形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE
買方為了向其本國當(dāng)局申請(qǐng)進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價(jià)格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對(duì)雙方都無最終約束力。
為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號(hào)，形式發(fā)票號(hào)，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價(jià)格，交貨期）。合同條款（價(jià)格條款，付款方法）。此外，提供銀行資料以便客戶開證或匯款。
簽訂合同后跟單的主要程序：
以貨，證，船，款為中心，包括：備貨，催證，改證，租船訂倉，(報(bào)關(guān)，報(bào)驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：
備貨及生產(chǎn)跟單
催審單證
訂倉裝船
制單結(jié)匯